現状の什器・備品・ＯＡ機器などがどこにどのくらいあるか把握することはプロジェクトを計画するための第１歩です。オフィスの規模に関係なく現状レイアウトや什器・備品リスト作成するには膨大な時間や工数がかかります。しかし現状をしっかり把握していないと次に進むことはできません。また現状調査するポイントを認識していないと情報が偏ってしまいます。
現状のオフィスがどのような地域的な環境にあり、そこに従事する人はどのよう感じているか。現状のＩＴ環境がどのようになっているか、どうしたらよいかなども専門的な知識が必要であり将来的な経営戦略にも関わってきます。
プロジェクトが発足した経緯や経営者の方針などによりプロジェクトの方向性がきまります。経営戦略や経営方針を明確に把握し、関係する部署や依頼する業者などに伝えなければなりません。
またプロジェクトの対象となっている人々が現状のオフィスにどのような不満を持ち、今後どのようにしたいと考えているかもプロジェクトを成功させる重要な要素です。
図面を作成したり、確認するためには専門的な知識が必要です。図面作成は専門家に任せたほうが、見栄えや色調なども考慮したオフィスになります。ただ要望や方針などは、詳細に伝える必要があります。その要望を１００％実現できるようなオフィスを創ることは、基本的に無理ですので、必ず要望には、順位付けをします。
また、見積りを依頼する場合、工事仕様・工法などをきちんと説明し、工期も設定しないと金額に大きな差が出ます。そのため工事仕様書は必ず必要になります。相見積りする場合は、特に詳細な仕様書が不可欠です。
見積金額の総額だけで判断していると、余分な内容や抜けている内容などをチェックすることができません。抜けている内容を後で指摘しても追加としてしか対応してくれません。時間は掛かりますが、項目ごとに内容・金額をチェックしなければなりません。内容が要望に沿ったものかどうかも判断しなくてはなりません。
いつまでになにをするかはプロジェクトの種類により異なりますが、プロジェクトを円滑に進めるためには、時間も大切な要素となります。いつごろ誰に何をしてもらい、いつまでに完了させるかをしっかり把握し、経営者に了解を取った上で関係者に周知徹底させなければなりません。作業内容を把握し時間を明確にしなければなりません。しかも時間の余裕がないとトラブルが発生したときに解決することができなくなります。
工事が実施されると工事期間中は、毎日さまざまな業者が工事のため入ってきます。これらの業者の工事内容・工期などを毎日指示しなければなりません。同じ工事内容でも作業員が毎日違う場合もあります。的確に内容を指示し、危険な作業をしないように管理をしないとなりません。万一事故が発生した場合は、工事受注責任者はもちろん、発注者側にも責任が発生します。
プロジェクトが完了したらすぐに検査し、瑕疵があったらその場で指摘し、直してもらうようにします。後で瑕疵を指摘してもトラブルになるだけです。追加工事・変更工事などが発生した場合は、既に完了日が近いため、工期・コストなどがかなり厳しくなります。工期優先かコスト優先か即刻判断し、決定しなければなりません。業者変更してでも納期短縮やコスト削減をしなければならない状況にもなります。
オフィスは日々変化していきます。会議室や倉庫など共有スペースの運用方法を決め、運用責任者を決めて管理しないと、居住者に不満が蓄積していきます。プロジェクトが完了してもメンテナンスが必要です。
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